Audit Command Language

(ACL)

4KA06

KELOMPOK :

- Aji Saputro (10114679)

- Alfiyyah Azhar Ulfah (10114826)

- Kurnia Achmad (15114933)

- Muhammad Rayhan Varian K. (17114473)

ACL

ACL adalah sebuah software yang dirancang secara khusus untuk menganalisa data dan menghasilkan laporan audit baik untuk pengguna biasa (common/ nontechnical users) maupun pengguna ahli (expert users).

ACL dikembangkan sejak tahun 1970-an oleh Prof. Hart J. Will dari Canada dan kemudian dikelola oleh ACL Services Ltd, Vancouver, Canada, dan merupakan pemimpin pasar dalam teknologi pengambilan data, analisis data, serta pelaporan (hasil survey tahunan The Institute of Internal Auditors, USA, 2005).

ACL telah dikembangluaskan dengan fungsi untuk memenuhi kebutuhan analisis data seluruh aktivitas bisnis operasional di dalam perusahaan, di antaranya pada bidang audit untuk analisis data, pencocokan dan pembandingan data, laporan penyimpangan, dsb; pada bidang IT (Information Technology) untuk data migration, data cleansing, data matching, data integrity testing; selain itu juga untuk analisis, konsolidasi, rekonsiliasi data, dan pelaporan pada divisi lain seperti Keuangan, Pemasaran, Distribusi, Operasional, dan lain sebagainya.

ACL dapat membaca data dari berbagai macam sistem yang terbentang mulai dari model sistem mainframe lama hingga ke relational database modern. ACL adalah aplikasi yang hanya ‘read-only’, ACL tidak pernah mengubah data sumber asli sehingga aman untuk menganalisis jenis live-data. Keanekaragaman sumber data dan teknologi akses data, cara mengakses data juga bervariasi dari satu sumber data ke lain. ACL membaca beberapa sumber data secara langsung dengan mengimpor dan menyalin sumber data sehingga dapat dianalisis.

ACL dirancang khusus untuk menganalisa data dan menghasilkan laporan audit baik untuk pengguna biasa (common/nontechnical users) maupun pengguna ahli (expert users). Dengan menggunakan ACL, pekerjaan auditing akan jauh lebih cepat daripada proses auditing secara manual yang memerlukan waktu sampai berjam-jam bahkan sampai berhari-hari.
Software ini dapat melakukan akses data langsung ke dalam database ataupun dalam bentuk teks file dalam waktu yang singkat tanpa menganggu sistem yang sedang berjalan, melakukan proses verifikasi hasil dari data yang diperoleh untuk menciptakan integrasi data yang dipercaya, dan hasil analisa data yang dapat diandalkan. Semua dapat dilakukan dengan cepat, tepat, aman, dan akurat.

Keuntungan menggunakan ACL

· Dapat membantu dalam mengAkses data baik langsung (Direct) kedalam system jaringan ataupun tidak langsung (InDirect) melalui media lain seperti softcopy dalam bentuk teks file/report.

· Menempatkan kesalahan dan potensial fraud sebagai pembanding dan menganalisa file-file menurut aturan-aturan yang ada.

· Mengidentifikasi kecenderungan/gejala-gejala, dapat juga menunjukan dengan tepat/sasaran pengecualian data dan menyoroti potensial area yang menjadi perhatian.

· Mengidentifikasi proses perhitungan kembali dan proses verifikasi yang benar.

· Mengidentifikasi persoalan sistem pengawasan dan memastikan terpenuhinya permohonan dengan aturan-aturan yang telah ditetapkan.

· Aging dan menganalisa Account Receivable/Payable atau beberapa transaksi lain dengan menggunakan basis waktu yang sensitif.

· Memulihkan biaya atau pendapatan yang hilang dengan pengujian data pada data-data duplikasi pembayaran, menguji data-data nomor Invoice/Faktur yang hilang atau pelayanan yang tidak tertagih.

· Menguji terhadap hubungan antara authorisasi karyawan dengan supplier.

· Melakukan proses Data Cleansing dan Data Matching atau pembersihan data dari data-data duplikasi terutama dari kesalahan pengetikan oleh End-User.

· Dapat melaksanakan tugas pengawasan dan pemeriksaaan dengan lebih fokus, cepat, efisien, dan efektif dengan lingkup yang lebih luas dan analisa lebih mendalam. Mengidentifikasi penyimpangan (Fraud Detection) dapat dilakukan dengan cepat dan akurat sehingga memiliki waktu lebih banyak alam menganalisa data dan pembuktian.

Mudah dalam penggunaan.
Built- in audit dan analisis data secara fungsional
Kemampuan menangani ukuran file yang tidak terbatas
Kemampuan mengekspor hasil audit
Pembuatan laporan berkualitas tinggi

Manfaat ACL antara lain:

· Bagi auditor: Penggunaan ACL akan membantu mereka dalam melaksanakan tugas audit secara lebih terfokus, cepat, efisien, efektif, dan murah dengan lingkup yang lebih luas dan analisis mendalam. Indikasi penyimpangan dapat dilakukan dengan cepat, akurat, dan dengan beraneka ragam analisis menggunakan ACL sehingga auditor dapat menemukan lebih banyak penyimpangandan memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan pembuktian.

· Untuk manajemen termasuk profesi akunting dan keuangan: ACL dapat membantu mereka dalam menganalisis data dan informasi perusahaan, pengujian pengendalian yang telah ada, dan pembuatan laporan manajemen secara cepat dan fleksibel

· Untuk Sumber Daya Manusia/Pemeriksa, IT, dan lainnya: Dapat melakukan sistem pelaporan yang sesuai dengan keinginan atau laporan yang diinginkan (independensi) dengan akurasi dan kualitas data yang sangat bagus sehingga data pelaporan dapat dipercaya. Proses pembuatan rekapitulasi dengan sangat cepat.

5 SIKLUS DATA ACL

• Perencanaan

Rencanakan pekerjaan anda sebelum memulai sebuah project. Dengan merumuskan jelas tujuanya sebelum mulai analisis, dengan mengembangkan strategi dan waktu serta sumber daya.

• Akses Data

Langkah berikutnya adalah mengakses data yang digariskan dalam rencana strategis. Dengan mencari, meminta, dan mentransfer data sebelumnya untuk membacanya dengan ACL.

• Integritas data Verifikasi Data

Setelah menerima data, maka diperlukan untuk menguji integritas. Jika anda memulai project anda tanpa harus diverifikasi terlebih dahulu data yang integritas, ada kemungkinan tidak lengkap

atau tidak benar.

• Analisis Data

Dalam analisis tahap melakukan tes yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Anda mungkin akan menggunakan kombinasi perintah, filter, dan hitungan dalam analisis Anda.

• Pelaporan Hasil

Tergantung pada proyek tersebut, Anda mungkin perlu membuat laporan dari yang dihasilkan. ACL dapat membuat berbagai jenis laporan, termasuk multiline, detail, dan ringkasan laporan

UNSUR-UNSUR UTAMA DATA ANALISIS ACL

1. Commands

Command pada ACL merupakan perintah analisis standar yang ada pada ACL seperti perintah statistik. Stratify (menstratifikasi), Aging (umur) dsb. Perintah tersebut dapat menghasilkan output dalam bentuk file, screen(layar), print dan grafik.

2. Expressions (Ekspresi)

Expressions adalah pernyataan yang digunakan terutama untuk membuat filter dan computed fields. Melakukan perhitungan, menentukan kondisi logis, atau menciptakan nilai-nilai yang tidak ada pada data file. Expressions dapat diberi nama dan disimpan sebagai bagian dari suatu proyek atau digunakan langsung.

Filter adalah ekspresi logika yang memungkinkan Anda memilih jenis data yang Anda ingin lihat. Sebagai contoh, Anda dapat membuat Filter yang memilih hanya records yang berada dalam rentang tanggal tertentu.
Computed Fields adalah dikenal juga sebagai calculated field, adalah virtual field yang menggunakan data yang berasal dari ekspresi atau variabel tertentu. Ini tidak berisi data fisik. Sebagai contoh, Anda dapat membuat sebuah field baru yang merupakan hasil dari nilai-nilai di dua field lainnya. Anda juga dapat menyisipkan ke dalam tabel nilai tertentu seperti suku bunga atau kondisi logis..

3. Function

Function adalah sesuatu yang pasti yang sudah ada dalam function di ACL dengan menggunakan variabel, untuk melaksanakan suatu perhitungan atau perintah atas data yang telah ditetapkan.

4. Variable

 Interface ACL

Pada saat pertama membuka ACL, anda akan dihadapkan layar seperti dibawah ini, dengan tampilan Welcome Tab, Project Navigator, dan Status Bar.

 Welcome Tab

Welcome Tab merupakan tampilan yang menunjukan macam-macam project yang pernah dibuat dan disimpan di ACL. Karena sistem ACL sudah menggunakan sistem seperti di website, jadi anda tinggal mengklik untuk memilihnya.

 Project Navigator

Project Navigator merupakan tampilan dimana Tabel dan Log sedang dalam pengerjaan dalam suatu project di ACL.

 Status Bar

Tampilan Status Bar menunjukan informasi tentang tabel yang sedang dibuka, termasuk nama tabel tersebut, number record, dan tampilan filter jika sedang diaktifkan.

Produk buatan ACL Services Ltd,

1. ACL GRC, berfungsi untuk mengatur projek melalui audit, resiko, kepatuhan, keungan dan IT.

2. ACL Analytics, berfungsi untuk menganalisis resiko dan pengendalian dimana hasilnya dibuat secara visual.

3. ACL Analytics Exchange, berfungsi untuk melanjutkan melakukan monitor dan analisis resiko dan pengendalian.

4. ACL Essentials, berfungi untuk menilai proses ERP (Enterprise Resource Planning) dengan kelas tinggi dan melakukan analisis terhadap aplikasi yang sedang dalam pengembangan.

5. ACL Direct Link for SAP ERP & CRM, berfungsi untuk mengakses data yang berasal dari aplikasi SAP dengan kontektor SAP bersertifikat

Fitur dan kemampuan ACL Software Tools:

1. Universal Data Access, yaitu dapat mengakses data dari hampir semua jenis database yang ada (DBF, XLS, Text File, report file, Oracle, SQL, DB2, AS/400 FDF, COBOL, dsb) dan semua platform (PC, minicomputer, dan mainframe).

2. Jumlah Data Besar, yaitu kemampuan dalam mengakses dan memproses data dalam jumlah yang sangat besar (hingga ratusan juta record).

3. Kecepatan Waktu Proses, kemampuannya untuk memproses dalam waktu yang singkat walaupun data yang diproses dalam jumlah yang besar.

4. Integritas Data, dengan kemampuan mengakses database 100% (tanpa metode sampling) serta data yang bersifat Read Only yang dapat menjamin orisinalitas, keamanan dan integritas data untuk pengolahan menjadi informasi yang bermanfaat bagi user dan manajemen.

5. Automasi, pembuatan aplikasi audit yang sangat cepat dan mudah untuk melakukan automasi analisis data untuk efisiensi proses kerja.

6. Multi File Process, dapat digunakan untuk menangani beberapa file sekaligus, tanpa mengganggu operasional teknologi informasi yang dijalankan oleh perusahaan.

7. Log File Navigation, dilengkapi dengan log file untuk pencatatan proses analisis yang telah dilakukan sehingga menghasilkan suatu audit trail yang komprehensif.

8. Fungsi Analisis yang Lengkap, dilengkapi fungsi-fungsi analisis yang sangat lengkap yang dapat dengan mudah dikombinasikan dalam menghasilkan temuan-temuan yang tidak pernah terkirakan sebelumnya.

9. Pelaporan yang Handal, kemudahan untuk merancang laporan yang handal sarat informasi yang bermanfaat serta dapat dikirimkan secara otomatis via email atau integrasi ke dalam software aplikasi Crystal Report.

10. IT Audit, kemudahan dalam menguji integritas data dan menganalisis data yang ada di dalam database ataupun menganalisis user-user yang telah masuk ke dalam suatu jaringan/network.

Software sejenis dengan ACL

IDEA (Interactive Data Analysis Software)
APG (Audit Program Generator)
Microsoft Excel
Audit Easy
EZ-R Status
QSAQ
Random Audit Assistant
RAT-STATS
Auto Audit
GRC on Demand

Langkah Awal Menggunakan Software ACL

Tampilan saat pertama kali membuka software ACL

Muncul perintah Edit ACL Preferences. Isi Start of Century : 40, lalu klik ok

Setelah itu, klik File, pilih New Document. Buat nama document baru dengan nama tertentu (mis: nama_kls) setelah itu akan muncul tampilan seperti berikut:

- Input File dengan cara klik new sesuai dengan file yang akan dikerjakan

kemudian akan muncul tampilan seperti ini

Klik Next

Selanjutnya pastikan titik pilihan terletak pada Disk. Kemudian pilih Next lagi

Pada tampilan berikutnya pilih file yang ingin diambil kemudian pilih open (disini file yang digunakan adalah file Audit_Pemasaran.DBF) Setelah itu akan muncul tampilan seperti ini:

Pastikan pilihan terdapat pada PCs. Next

Pada tampilan ini pastikan pilihan terdapat pada dBASE compatible

file. Kemudian Next lagi dan Finish

Klik OK

Setelah itu akan diperoleh tampilan yang masih berantakan. Untuk merapihkannya pertama-tama klik Window – Open Command Log. Kemudian klik Window lagi – Arrange All. Maka tampilan akan berubah seperti ini :

JOIN

Kita dapat menggunakan perintah Join untuk bekerja dengan dua file terbuka yang secara simultan atau mencocokan field-field dari dua file dengan struktur yang berbeda yang telah di sort untuk menghasilkan file ke tiga.

Jika kita ingin mencocokan dua file, yang harus kita lakukan pertama kali tentukan primary dan secondary file-nya kemudian lakukan perintah Join dan hasil output merupakan file ke tiga

Jika mencocokan dua file,yang harus kita lakukan pertama kali tentukan primary dan secondary file-nya kemudian lakukan perintah Join dan hasil output merupakan file ketiga.Yang dimaksud dengan primary file adalah file yang sedang kita gunakan. Kita hanya dapat mempunyai satu primary file yang sedang terbuka pada suatu saat. Pada saat kita membuka dua file pada saat yang sama, file kedua yang kita gunakan disebut secondary file. Kita hanya dapat memiliki satu secondary file pada saat yang sama. Primary file biasanya merupakan file terbesar.

Sebelum melakukan proses Join kita harus melakukan perintah SORT yaitu mengatur record dalam input file secara ascending atau descending,berdasarkan field kunci tertentu. Karena Sort menghasilkan file data baru yang mana hasil dari perintah sort yaitu file data baru yang bisa digabungkan.

A. Joining Matched Record

Dalam menggunakan Join Matched Record,pemillihan kunci field haruslah sama antara file primary dan file secondary.Jika terdapat lebih dari satu kunci field yang cocok dangan secondary file,ACL hanya menggunakan satu field saja dari record pertama yang cocok.Jika ada record yang cocok pada secondary file,ACL tidak akan menghasilkan sebuah output record.

Contoh 1:

Seorang Auditor ingin mencocokkan record yang ada pada data file PERSEDIAAN.DBF dengan record pada data file HUTANG.DBF agar auditor dapat mengetahui record mana yang sama pada dua file tesebut. Auditor akhirnya memeriksa apakah record pada data file PERSEDIAAN.DBF cocok dengan record pada data file HUTANG.DBF, dan beri nama file baru tsb JOINMATCHED. Primary File-nya adalah SORTPERSEDIAAN (data file PERSEDIAAN yang telah disort berdasarkan PRODNO), dimana Primary

Fields_nya adalah semua fields. Secondary File_nya adalah SORTHUTANG (data file HUTANG yang telah disort berdasarkan PRODNO), dimana Secondary Fields_nya adalah semua fields.

Langkah-langkah:

1. Aktifkan data file PERSEDIAAN lalu pilih menu Data dan klik Sort. Pada list box Sort On pilih PRODNO, dan pada text box Name ketik SORTPERSEDIAAN, klik OK.

2. Aktifkan data file HUTANG lalu pilih menu Data dan klik Sort. Pada list box Sort On pilih PRODNO, dan pada text box Name ketik SORTHUTANG, klik OK.

3. Karena SORTPERSEDIAAN merupakan Primary File, maka kita harus aktif pada SORTPERSEDIAAN.

4. Sorot Data dari menu bar dan pilih Join, lalu klik Main.

5. Sorot file SORTHUTANG dari Secondary File.

6. Karena data file PERSEDIAAN dan data file HUTANG telah disort berdasarkan PRODNO, maka Primary Keys dan Secondary Keys pada proses Join ini adalah PRODNO.

7. Untuk meyakinkan Primary Field sudah terurut, klik check box Presort.

8. Pada Primary Fields list box pilih semua fields

9. Pada Secondary Fields list box pilih semua fields

10. Ketik JOIN_MATCHED pada text box To.

11. Klik tab More, pada Scope klik radio button All, lalu klik radio button Matched record

12. Klik OK, maka jendela Command Log akan menampilkan:

Jendela view akan menampilkan :

Artinya :

Pada Command Log disebutkan 102 records produced dan 50 records bypassed, hal ini berarti ada 102 record dalam file PERSEDIAAN yang cocok dengan file HUTANG pada perintah JOINMATCHED dan ada 50 record dalam file PERSEDIAAN yang tidak cocok dengan file HUTANG pada perintah JOINMATCHED.

B. Joining Unmatched Record

Apabila kita memilih pilihan output adalah Joining Unmatched Record maka ACL hanya akan menampilkan record-record yang dari primary file yang tidak sama atau tidak cocok dengan secondary file.

Contoh 1 :

Sama seperti contoh pada Joining Matched Record,tetapi tidak perlu memberikan Secondary Fields,dan yang diperiksa adalah ketidakcocokan antara record pada file PERSEDIAAN.DBF dengan record pada file HUTANG.DBF, beri nama file baru tsb JOIN_UNMATCHED!
Langkah - langkah :

1. Langkah 1 s/d langkah 8 sama seperti langkah pada contoh Joining Matched

Record.

2. Ketik JOIN_UNMATCHED pada text box To.

3. Klik OK,maka jendela Command Log akan menampilkan:

Jendela view akan menampilkan :

Artinya :

Pada Command Log disebutkan 50 records produced dan 102 records bypassed, hal ini berarti ada 50 record dalam file PERSEDIAAN yang cocok dengan file HUTANG pada perintah JOINUNMATCHED dan ada 102 record dalam file PERSEDIAAN yang tidak cocok dengan file HUTANG pada perintah JOINUNMATCHED.

Kasus 1 (JOIN_MATCHED) :

Seorang Auditor ingin mencocokkan record yang ada pada data file GAJI.DBF dengan record pada data file MAS_PEG.DBF agar auditor dapat mengetahui record mana yang sama pada dua file tesebut. Auditor akhirnya memeriksa apakah record pada data file GAJI.DBF cocok dengan record pada data file MAS_PEG.DBF, dan beri nama file baru tsb JOIN_MATCHED1. Primary File-nya adalah SORTGAJI (data file GAJI yang telah disort berdasarkan EMPNO), dimana Primary Fields_nya adalah semua fields. Secondary File_nya adalah SORTMAS_PEG (data file MAS_PEG yang telah disort berdasarkan EMPNO), dimana Secondary Fields_nya adalah semua fields.

Kasus 1 (JOIN_UNMATCHED) :

Sama seperti contoh pada Joining Matched Record,tetapi tidak perlu memberikan Secondary Fields,dan yang diperiksa adalah ketidakcocokan antara record pada file GAJI.DBF dengan record pada file MAS_PEG.DBF , beri nama file baru tsb JOIN_UNMATCHED!

Kasus 2 (JOIN_MATCHED) :

Periksalah apakah record pada data file HUTANG.DBF cocok dengan record pada data file VENDOR.DBF,dan beri nama file baru tsb JOINMATCHED. Primary File VENDOR_NO nya adalah SORTHUTANG (data file HUTANG yang telah disort berdasarkan VENDOR_NO), dimana Primary Fields_nya adalah semua fields. Secondary File_nya adalah SORTVENDOR (data file VENDOR yang telah disort berdasarkan VENDOR_NO), dimana Secondary Fields_nya adalah semua fields.

Kasus 2 (JOIN_UNMATCHED) :

Sama seperti contoh pada Joining Matched Record,tetapi tidak perlu memberikan Secondary Fields, dan yang diperiksa adalah ketidakcocokan antara record pada file HUTANG.DBF dengan record pada file VENDOR.DBF , beri nama file baru tsb JOIN_UNMATCHED!

MERGE

Perintah Merge merupakan pilihan pemrosesan untuk banyak file. Perintah Merge mengkombinasikan (menggabung) dua file yang mempunyai struktur record yang identik ke dalam file ketiga. Kedua file biasanya diurutkan secara ascending sebelum dilakukan perintah Merge.

Contoh:

Auditor bagian pemasaran (Audit_Pemasaran) diminta untuk membuat file baru yang memisahkan jenis pekerjaan yang ada di perusahaan. Auditor diminta untuk memisahkan data para Designer. Agar tidak terjadi kesalahan dan agar mengetahui secara rinci jumlah Designer pada perusahaan, langkah awal Auditor adalah memisahkan para Designer berdasarkan Jenis Kelamin dengan cara di extract. Extract 1 Pekerjaan Designer dan Jenis Kelamin laki-laki di save dengan nama MaleDesigner. Extract 2 Pekerjaan Designer dan Jenis Kelamin Perempuan di save dengan nama FemaleDesigner. Kemudian Auditor membuat file baru dengan nama CompanyDesigner. (Kunci unik: JOB)

Buatlah file baru dengan nama CompanyDesigner menggunakan perintah Merge!

Langkah - langkah :

A. Menciptakan Extract pertama

1. Aktifkan data file Audit_Pemasaran

2. Pilih Data dari menu bar lalu klik Extract

3. Pada Main, klik radio button Record

4. Klik If, isi kolom Expression dengan rumus : JOB = „DESIGNER‟ AND SEX

= „M‟

5. Klik Verify lalu klik Ok

6. Pada text box To ketik MaleDesigner, klik Ok

B. Menciptakan Extract kedua

1. Aktifkan data file Audit_Pemasaran

2. Pilih Data dari menu bar lalu klik Extract

3. Pada Main, klik radio button Record

4. Klik If, isi kolom Expression dengan rumus : JOB = „DESIGNER‟ AND SEX

= „F‟

5. Klik Verify lalu klik Ok

6. Pada text box To ketik FemaleDesigner, klik Ok

C. Menggabungkan Extract 1 dan Extract 2

1. Aktif pada file Extract 1 (MaleDesigner)

2. Pilih Data lalu klik Merge

3. Klik dropdown Secondary File lalu pilih Extract 2 (FemaleDesigner)

4. Klik JOB pada list box Primary Keys dan Secondary Keys

5. Cek Presort pada checkbox apabila belum terchecklist

6. Pada text box To ketik CompanyDesigner

7. Klik Ok, Jendela Command Log akan menampilkan:

Analisis: Dari hasil pada Command Log diketahui bahwa dari 42 karyawan di perusahaan, terdapat 10 karyawan yang bekerja sebagai Designer, diantaranya 6 orang berjenis kelamin laki-laki dan 4 orang berjenis kelamin perempuan.

Kasus 1 :

Auditor diminta untuk menganalisis pajak karyawan. Perusahaan ingin mengetahui berapa jumlah karyawan yang besar pajaknya tidak lebih dari 600. Hal ini untuk mempermudah perusahaan dalam pengurusan data karyawan dalam file Gaji karyawan. Auditor menganalis Gaji Bersih karyawan yang kurang dari 2000 dan Pajak kurang dari 600 dengan cara extract dan di save dengan nama LowPay. Kemudian, menganalisis Gaji Bersih karyawan yang lebih besar dari 2000 dan Pajak kurang dari 600, di extract dengan nama HighPay. Kemudian menggabungkan dan menyimpan 2 file yang telah di extract dengan nama StandarTax. (Kunci unik: Cheque_no)

Kasus 2 :

Auditor diminta untuk membuat file baru dari file persediaan.DBF yang memisahkan jumlah barangyang harga jualnya dibawah 20. File baru tersebut diberi nama oleh auditor dengan nama MERGE_SALE. Extract 1didapat dari 50 record pertama dan di save dengan nama Extract1. Extract 2 SALEPR lebih kecil dari 20 di save dengan nama Extract2. (Kunci unik:LOC)

RELATION

Gunakan Relation untuk mempermudah user dalam melihat hubungan relasi antara field dalam 2 atau lebih file. Pada Relation sering digunakan istilah parent file dan child file. Parent file adalah file induk yang memiliki beberapa field atau data yang sama dengan child file, sedangkan child file adalah file yang akan dihubungkan dengan parent file. Dalam proses relation, field kunci harus diindex terlebih dahulu. Fungsi Index sama seperti fungsi sort, yaitu mengurutkan data.

Contoh :

Sebuah perusahaan melakukan kekeliruan pada jumlah hutang yang dimilikinya. Perusahaan tersebut menginginkan seorang auditor untuk mengindentifikasi apakah jumlah hutang sudah sesuai dengan vendornya dan juga apakah jumlah hutang sudah sesuai dengan jumlah barang yang dibeli dan harga per unitnya. Maka dari itu auditor melakukan relasi data dari file HUTANG, AUDIT_MANUFAKTURING dan VENDOR.DBF, dimana field kuncinya adalah PRODNO (Product Number) untuk file AUDIT_MANUFAKTURING dan VENDOR_NO untuk file VENDOR.DBF. Field- field yang ditambahkan adalah QUANTITY dan UNCST (Unit Cost) dari data file HUTANG,Audit_MANUFAKTURING.CSTDTEdanAudit_MANUFAKTURING.MI NQTY dari data file Audit_MANUFAKTURING, VENDOR.CIT dan VENDOR.ZIP dari data file VENDOR.

Langkah-langkah:

A. Mendefinisikan Rencana

1. Data file HUTANG sebagai parent file.

2. Data file Audit_MANUFAKTURING dan VENDOR.DBF sebagai child files.

3. HUTANG dan Audit_MANUFAKTURING dapat dihubungkan dengan field

PRODNO.

4. HUTANG dan VENDOR.DBF dapat dihubungkan dengan field VENDOR_NO.

5. Indexlah Audit_MANUFAKTURING berdasarkan key field PRODNO dan

VENDOR.DBF berdasarkan key field VENDOR_NO.

B. Mengindex File Child :

1. Untuk mengindex Audit_MANUFAKTURING, aktif pada data file

Audit_MANUFAKTURING

2. Pilih Data dari menu bar, lalu klik Index.

3. Pada list box Index On klik PRODNO untuk memilih key field yang akan diindex.

4. Dalam kotak To, ketik INDEX_ PRODNO untuk memberi nama file index.

5. Klik OK. Jumlah record yang diindex akan tampak di kotak status line bagian tengah. ACL menayangkan hasilnya dalam window Command log:

6. Untuk mengindex VENDOR_DBF, aktif pada data file VENDOR_NO.

7. Ulangi langkah 2 s/d langkah 5, tetapi pada list box Index On klik VENDOR_NO, dan pada kotak To ketik INDEX_VENDOR.

8. Klik Ok. Kemudian akan muncul hasil seperti pada kotak command log berikut:

C. Menetapkan Relasi Data :

1. Aktif di parent file, yaitu data file HUTANG, lalu pilih Data pada menu bar dan klik Relations. Dalam list box Relate on, pilih field PRODNO.

2. Klik dropdown Related File, pilih Audit_Manufakturing sebagai file child.

Ketika anda memilih Related File, ACL menampilkan Using Index untuk file tsb, yaitu INDEX_PRODNO. Klik INDEX_PRODNO tsb yang berada pada kotak Using Index.

3. Klik Relate. ACL menampilkan hubungan dalam list box Relationship. Kotak dialog Relationship tetap terbuka sampai anda mengklik Done, hal ini untuk memungkinkan anda memilih multiple relationship.

D. Menciptakan Relasi Kedua :

1. Klik field VENDOR_NO dalam list box Related on.

2. Klik dropdown Related File dan pilih VENDOR.

3. Klik INDEX_ VENDOR pada list box Using Index, lalu klik Relate.

4. Klik Done, jendela Command Log akan menampilkan:

E. Menambahkan Kolom dari File yang Terhubung (Child File) ke Parent File:

1. Pada jendela Overview, drag icon [Views] ke jendela Command Log atau jendela View untuk membuka tampilan kosong file HUTANG.

2. Pada From Input File HUTANG, dalam list box Available Fields double klik QUANTITY dan UNIT_COST, VENDOR_NO, dan PRODNO untuk mengcopynya ke list box Selected Fields.

3. Klik dropdown From Input File dan pilih AUDIT_MANUFAKTURING, maka list box Available Fields berubah dengan menampilkan nama field dari file AUDIT_Manufakturing. Nama field didahului dengan nama Related File. Hal ini untuk mempermudah melihat dengan cepat dari file mana field tersebut berasal.

4. Dalam list box Available Fields, double klik Audit_Manufakturing.CSDTE dan

Audit_Manufakturing.MINQTY.

5. Pilih VENDOR dari dropdown From Input File, maka ACL mengubah list box

Available Fields dengan menampilkan nama field dari file VENDOR.

6. Double klik VENDOR.VENDOR_CIT dan VENDOR.VENDOR_ZIP untuk mengcopynya ke list box Selected Fields.

7. Klik OK, jendela View akan menampilkan:

Kasus 1 :

Sebuah perusahaan melakukan pengecekan pada file Master Pegawai apakah sudah sesuai antara pekerjaan pegawai dengan gajinya. Maka dari itu perusahaan menginginkan auditor untuk merelasikan data file MAS_PEG, AUDIT_PEMASARAN dan GAJI.DBF, dimana field kuncinya adalah JOB untuk file AUDIT_PEMASARAN dan WORKDEPT untuk file GAJI.DBF. Field-field yang ditambahkan adalah FIRSTNME dan LASTNAME dari data file MAS_PEG, Audit_PEMASARAN.EDLEVEL dan Audit_PEMASARAN.SALARY dari data file Audit_PEMASARAN, GAJI.EMPNO dan GAJI.PAYDATE dari data file GAJI.

Kasus 2 :

Sebuah perusahaan melakukan kekeliruan pada jumlah gaji yang diberikan kepada para pegawai. Maka dari itu perusahaan meminta auditor untuk melakukan relasi data file HUTANG, VENDOR.DBF dan PERSEDIAAN.DBF, dimana field kuncinya adalah VENDOR_NO untuk file VENDOR dan PRODNO untuk file PERSEDIAAN. Field- field yang dihubungkan adalah UNCST dan QUANTITY dari data file HUTANG, VENDOR_NO dan VENDOR_STA dari data file VENDOR, PRCDTE dan PRODNO dari data file persediaan.

FILTER

Filter adalah suatu jenis khusus dari expression yang digunakan untuk mengidentifikasikan record yang sesuai dengan sekumpulan kriteria tertentu. Filter dapat digunakan sebagai filter lokal atau filter global.

A. FILTER LOKAL

Suatu local filter dapat dikatakan sebagai satu contoh logical expression. Local filter digunakan ketika sebuah perintah tunggal dijalankan satu kali saja. Local filter juga dapat digunakan untuk membuat pengecualian-pengecualian.

Contoh 1:

Seorang auditor ingin mengetahui seberapa banyak harga jual yang lebih kecil dari biaya satuannya supaya auditor dapat memperhitungkan besar laba ataupun rugi pada perusahaan manufakturnya. Auditor akhirnya membuat suatu filter untuk harga jual (SALEPR) yang nilainya lebih kecil dari unit costnya (UNCST) dan menyimpan dengan nama SAL_UN pada file Audit_Manufakturing.DBF !

Langkah-langkah:

1. Aktifkan data file Audit_Manufakturing.DBF.

2. Pilih Analyze dari menu dan pilih Count.

3. Klik If untuk membuka expression builder

4. Lalu buat ekspresi sbb: SALEPR < UNCST

5. Dalam kotak teks Save As, ketikkan SAL_UN untuk menamai filter tersebut.

6. Setelah itu klik [VERIFY] untuk memastikan sudah sesuaikah ekspresi tersebut.

7. Klik [OK] untuk menutup expression builder dan kembali ke kotak dialog Count.

Nama filter expression sekarang muncul dalam kotak teks If.

8. Klik [OK]. ACL melaporkan hasilnya dalam jendela Command Log sebagai berikut:

Analisis : Dari hasil pada Command Log diketahui bahwa dari 152 record di perusahaan, terdapat 2 record harga jual (SALEPR) yang lebih kecil dari biaya satuan (UNCST).

B. FILTER GLOBAL

Filter global berlaku untuk semua view untuk sebuah input file definition setiap kali kita menjalankan sebuah perintah dari menu atau tombol. Suatu global filter akan tetap ada sampai kita menghapusnya atau menutup input file.

Contoh 1 :

Langkah-langkah Menjalankan Filter Secara Global:

1. Aktifkan data file Audit_Manufakturing.DBF

2. Lakukan seperti membuat filter lokal

3. Klik tombol (Edit view filter) pada jendela View atau pilih Tools dari menu dan pilih Set Global Filter untuk membuka kotak dialog set global filter.

4. Pilih filter SAL_UN yang telah dibuat.

5. Klik [OK] untuk menjalankan filter SAL_UN sebagai global filter. SAL_UN akan muncul dalam kotak Default Filter dalam View. Kotak tengah pada status bar juga menunjukkan bahwa SAL_UN adalah global filter yang sedang berjalan. Ketika kita menjalankan sebuah perintah, filter tersebut diterapkan kembali, dan lambang ? (tanda tanya) disamping nomor record yang tampak pada status bar digantikan dengan jumlah record yang ditemukan oleh filter.